Privacy verklaring Oost-Vlaamse Unie voor Fotografie vzw
De Oost-Vlaamse Unie voor Fotografie vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
De Oost-Vlaamse Unie voor Fotografie vzw, houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Organisatie
Oost-Vlaamse Unie voor Fotografie vzw (afgekort: OVU vzw)
Rijsenbergstraat 130
9000 Gent
Ondernemingsnummer: 416 917 777
Welke persoonsgegevens worden verzameld.
Persoonsgegevens van de aangesloten leden van de organisatie:
- naam
- voornaam
- volledig adres
- geboortedatum
- telefoon- en/of gsm-nummer
- emailadres
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Doel van de verwerking van de persoonsgegevens.
- Identificatie van de leden van de organisatie;
- Diensten te kunnen verlenen;
- Leden op de hoogte te houden van het aanbod via mail en nieuwsbrief;
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
Toelichting bij de legaliteit van de gegevensverwerking.
De verstrekking van persoonsgegevens is een voorwaarde om als lid aan te sluiten bij de OVU vzw.
Wie zijn de ‘ontvangers’ van de verzamelde persoonsgegevens?
De persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, telefoon- of gsm-nummer en email-adres) van de bestuurders worden gepubliceerd op de website van de OVU vzw, om de functie en verantwoordelijkheden te vermelden binnen de organisatie;
De persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, telefoon- of gsm-nummer en email-adres) van de voorzitters en de secretarissen van de aangesloten fotoclubs worden gepubliceerd op de website van de OVU vzw, om onderlinge contacten tussen de clubs mogelijk te maken en om kandidaat-leden van deze verenigingen de mogelijkheid te geven contact te nemen met de verkozen club;
De naam en voornaam van de laureaten van diverse OVU-wedstrijden en de naam van de club waarbij de laureaten zijn aangesloten, worden opgenomen in de uitslagen van die wedstrijden die worden gepubliceerd op de website van de OVU vzw;
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen;
De OVU vzw maakt geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverzameling.
Hoe lang worden de gegevens opgeslagen?
Eén jaar. Ze worden jaarlijks opgeslagen bij de vernieuwing van het lidmaatschap.
Wijze van het verkrijgen van persoonsgegevens.
De gegevens worden verkregen via:
- De betrokkenen zelf voor de individueel aangesloten leden
- De ledenlijsten van de aangesloten fotoclubs
Voor leden jonger dan 16 jaar zal de toestemming van ouders of voogd moeten worden bijgevoegd.
De OVU vzw maakt geen gebruik van cookies.
Rechten van de betrokkenen.
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering (ingeval van uw vraag als schrapping als lid) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.
Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Zij kunnen zich hiervoor wenden tot dhr. Frederik Vanderstraeten, belast met de ledenadministratie.
Beheer en beveiliging.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens de Oost-Vlaamse Unie voor Fotografie vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring zal worden doorgestuurd naar alle aangesloten leden via mail en een extra-editie van de digitale nieuwsbrief.
Bij mogelijke updates in de privacyverklaring worden de leden hiervan in kennis gesteld via de maandelijkse nieuwsbrief.
Nieuwe leden ontvangen bij hun inschrijving een copy van de privacyverklaring.
Opgemaakt te Ninove, op 21 mei 2018
door
Hedwig D'Haeseleer
secretaris OVU vzw,
in uitvoering van de beslissing genomen in de bestuursvergadering van 16 mei 2018.